7 maneras de ayudar a su equipo remoto a hacer tiempo para el trabajo profundo: Andy Sto

May 09 2022
Tener un personal remoto tiene muchas ventajas: desde costos más bajos y una incorporación más rápida hasta una mayor flexibilidad y acceso al más alto nivel de profesionales. Pero cuando se trata de productividad, administrar un equipo remoto presenta sus desafíos.

Tener un personal remoto tiene muchas ventajas: desde costos más bajos y una incorporación más rápida hasta una mayor flexibilidad y acceso al más alto nivel de profesionales. Pero cuando se trata de productividad, administrar un equipo remoto presenta sus desafíos.

Puede notar que los miembros de su equipo parecen cansados ​​durante una llamada de Zoom. O toma más tiempo de lo habitual para terminar las tareas y los plazos se posponen para otro día. Puede ser un indicador importante de que su equipo remoto no está aprovechando al máximo el tiempo que tiene. Es donde usted interviene para tratar de ayudar a los miembros de su equipo a aumentar la productividad y a involucrarse en un trabajo profundo.

El trabajo profundo es un concepto del libro de Cal Newport "Trabajo profundo: reglas para el éxito enfocado en un mundo que distrae". Según la definición de Newport, describe: “Actividad profesional realizada en un estado de concentración libre de distracciones que lleva sus capacidades cognitivas al límite. Estos esfuerzos crean nuevo valor, mejoran sus habilidades y son difíciles de replicar”. En otras palabras, el trabajo profundo te lleva a la zona y al estado de flujo que te permite alcanzar mejores resultados.

Probablemente recuerdes ese día en el que estabas muy concentrado, sin distracciones y con tiempo ininterrumpido para pensar o trabajar en algo. Significaría que fuiste productivo, proactivo y creativo y, muy probablemente, hiciste bien el trabajo. Así es como se ve la sesión de trabajo profundo.

Cuando se trata de equipos remotos, a menudo confían en la comunicación en línea constante para intercambiar ideas, programar reuniones y completar otras tareas. A menudo, puede conducir a la creación de una configuración "similar a la de una oficina" con diferentes tipos de chats: desde chats grupales hasta chats de proyectos y más. Imagina todas las notificaciones que provienen de esos chats, además de correos electrónicos y llamadas telefónicas. Y esto es lo que mata el trabajo profundo.

Si bien el trabajo profundo es muy valioso en cualquier equipo y en cualquier entorno, no sucederá por sí solo. Aquí hay varias maneras en que puede ayudar a su personal a hacer tiempo para un trabajo profundo y ser más productivo.

Identificar las barreras

Para que alguien resuelva el problema, es importante identificar primero el problema. En el libro, Newton también menciona el "trabajo superficial", que se refiere a tareas logísticas no cognitivas y no exigentes que podrían no crear ningún valor a largo plazo. Puede ser responder correos electrónicos, organizar una reunión de equipo o asistir a una llamada de Zoom en la que no dijo una palabra. Según Atlassian , pasamos una media de 6 horas al día leyendo y respondiendo correos electrónicos. Y pasamos más de 31 horas en reuniones improductivas en un mes. Este tiempo se puede reducir con un simple ejercicio.

Pida a los miembros de su equipo que miren sus calendarios y cuenten el tiempo dedicado al trabajo profundo y superficial durante la semana. Una vez que comparen los números, podrán ver dónde podrían aprovechar mejor el tiempo. Por ejemplo, cuántas horas podrían haberse ahorrado al no asistir a un par de reuniones de Zoom. O qué tarea importante podrían haber completado en dos horas que dedicaron a responder correos electrónicos de rutina.

Piense en las barreras que podrían impedir que usted y los miembros de su equipo remoto se sumerjan en un trabajo profundo.

  • Nivel de dificultad : el trabajo superficial es más fácil de hacer. Entonces, las personas tienden a completar estas tareas primero y se involucran en un trabajo profundo. Tachar muchas tareas de tu lista de pendientes puede crear la ilusión de que estás siendo productivo y trabajando duro. Pero eso no significa que estés haciendo el trabajo. Así que anime a los miembros de su equipo a priorizar aquellas tareas que tienen valor a largo plazo.
  • Distracciones : ya sea que esté trabajando desde casa o sentado en un acogedor café, puede haber muchas distracciones. Con mensajes de chat y notificaciones constantes, y niños corriendo por la casa, nuestra vida cotidiana puede volverse caótica. Y no se puede hacer un trabajo profundo cuando estamos constantemente distraídos y perdemos el enfoque cada 10 minutos. Recomendamos preguntar a los miembros de su equipo remoto sobre las mayores distracciones que tienen que manejar y luego pensar en formas de reducirlas.
  • Cambio de contexto : a menudo tendemos a cambiar de la tarea A a la tarea B, luego a la tarea C y de nuevo a la tarea A. Imagine que comenzó a escribir un correo electrónico, pero no lo terminó, y luego abrió un documento para el informe. Pero en medio de ella respondió una llamada. Como explica Cal Newport en su libro, una vez que cambias de una tarea a otra, parte de tu atención no sigue, se queda con la tarea original. Entonces todavía estás pensando en ese correo que abriste pero no terminaste de escribir. Trate de reducir el cambio de contexto diciéndoles a sus empleados que hagan el mismo tipo de tareas en un cierto período de tiempo. Por ejemplo, dedica una hora a solo enviar emails o si tiene varias llamadas que hacer, no las repartas a lo largo del día.
  • Equilibrio entre el trabajo y la vida : aquellos que trabajan de forma remota conocen el dolor de administrar su horario de trabajo. No importa cuán organizado sea, aún puede ser un desafío terminar el trabajo a tiempo. Es importante que establezca límites junto con los miembros de su equipo, establezca las expectativas y defina las horas de trabajo exactas. Como resultado, podrían mantener más energía durante el día y mantenerse motivados.
  • Cultura laboral : si existe un ritual establecido de tener una llamada de Zoom de cinco horas todos los lunes, lo más probable es que se interponga en el camino del trabajo profundo. Trate de minimizar el tiempo dedicado a tareas administrativas innecesarias.

Algunos trabajadores remotos buscan el ambiente de oficina en espacios de trabajo compartido modernos, mientras que otros eligen trabajar desde la comodidad de sus hogares. Investigaciones recientes de Harvard Business Review sugieren que las personas que trabajan desde casa en el mismo horario de oficina hacen más cosas durante el día. Los empleados dijeron que fue el ambiente tranquilo lo que los ayudó a ser más productivos. Pero puede que no sea el caso de todos.

Pregunte a los miembros de su equipo remoto dónde trabajan normalmente, cómo es el espacio, si es una oficina privada, un sofá o un lugar en Starbucks. Piensa en ayudar a quienes se enfrentan a distracciones a diario. Hay muchas maneras de hacerlo: ofrecer tiempo o descuento en un espacio de trabajo conjunto, invertir en un escritorio y una silla cómoda, proporcionar el equipo necesario, como auriculares con cancelación de ruido, sugerir una opción de cambiar el horario de trabajo según sus preferencias. y así. Un lugar de trabajo organizado y cómodo conduce a días de trabajo productivos y, al final, a mejores resultados para todo el equipo.

Menos tiempo para reuniones y comunicación.

Según Atlassian, más de la mitad de las reuniones se consideran tiempo perdido por los empleados. Intenta evitar esos encuentros y conviértelos en otro tipo de comunicación. Algunas llamadas de Zoom pueden convertirse fácilmente en correos electrónicos que tardarían menos en leerse. Otros pueden tener una agenda estricta y una hora de finalización.

Otra forma de liberar más tiempo para el trabajo profundo es establecer un tiempo para revisar los correos electrónicos. En lugar de hacerlo diez veces por hora, anima a tus trabajadores a reservar una hora por la tarde. De esta manera no perderán el foco y minimizarán las distracciones mientras trabajan.

Invertir en herramientas y tecnología

Vivimos en un mundo en el que podemos chatear con amigos de todo el mundo, leer noticias de última hora en cuestión de minutos y trabajar para una empresa con sede en otro continente. Estar conectados nos permite vivir una vida más plena y alcanzar metas más altas, pero también tiene un precio. Todos luchamos por estar presentes y concentrados durante un período prolongado y, a menudo, nos impide participar en un trabajo profundo. Y así nacieron las aplicaciones anti-distracción.

Una de las aplicaciones en las que puede invertir es FocusMe, que ayuda a desarrollar rutinas de trabajo saludables. No solo bloquea aplicaciones y sitios específicos durante ciertos períodos, sino que también recordará a los miembros de su equipo remoto que tomen descansos, creen un horario y establezcan objetivos. Otra herramienta eficaz es Dewo , que ayudaría a los miembros de su personal a recuperar el control de su tiempo. Silencia las notificaciones de todas las aplicaciones conectadas y rastrea tu actividad web y de escritorio para determinar qué es lo que más te distrae. Usando estos conocimientos, la aplicación luego sugiere mejoras e intenta "reinventar el calendario para un trabajo profundo". Twist, Notion, RescueTime y Forest también son algunas de las aplicaciones antidistracción más populares.

Piense en dónde su equipo enfrenta desafíos y qué herramientas necesita más. Invertir en la tecnología adecuada podría ayudar a su equipo remoto a mantenerse enfocado en un mundo moderno altamente distraído.

Apoya los buenos hábitos

Ayude a los miembros de su equipo remoto a priorizar el trabajo profundo y adoptar los hábitos que impulsarían su productividad a lo largo del día. Pídales que dividan su calendario en bloques de tiempo y dediquen algunos de ellos a un trabajo profundo. Cuando tenemos muchos plazos, es fácil caer en la madriguera del conejo con las tareas administrativas. Todos tratamos de seguir el cronograma, y ​​una vez que hay un espacio de tiempo dedicado para el trabajo profundo, tendemos a hacerlo. Y adivina qué, el trabajo profundo se fortalece con más práctica.

Pregunte a los miembros de su equipo remoto cuándo son más productivos, en las mañanas o más tarde en el día. Sugiera reprogramar sus días de acuerdo con esto y realizar tareas no cognitivas durante esas horas en las que es posible que no tenga mucha energía. Ayudaría a ahorrar el tiempo más productivo para un trabajo profundo.

Apoyar los buenos hábitos también significa responsabilizar a los miembros de su equipo por hacer un trabajo profundo. Discuta cómo les está yendo en sus sesiones de retroalimentación y reuniones regulares. Pregunte qué trabajo profundo hicieron durante la semana, dónde tuvieron problemas y cómo puede ayudar. También puede tomar notas y volver a ellas después de meses para ver qué ha cambiado en términos de productividad y gestión del tiempo.

Promover un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal

Cuando se trata de trabajo remoto, los empleados que se encuentran en diferentes zonas horarias pueden sentir la presión de estar "siempre disponibles". Puede conducir al exceso de trabajo, la falta de productividad y la pérdida de motivación. Según una encuesta, es más probable que los trabajadores remotos e híbridos trabajen más de 50 horas por semana en comparación con los trabajadores en el sitio. Los trabajadores remotos tienden a experimentar agotamiento más a menudo porque tienen dificultades para establecer límites.

Como líder de equipo, usted debe ser quien promueva el equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Trate de crear una cultura de trabajo remoto que no presione a los trabajadores para una comunicación constante. En su lugar, busque el que los aliente a "apagarse" cuando sea el momento y priorice el bienestar personal y la salud mental . Puede ayudarlos a adoptar uno de los principales beneficios del trabajo remoto: horarios flexibles. Les permite construir el horario de trabajo en torno a sus vidas personales y, como resultado, hacer más trabajo.

Sea el defensor del trabajo profundo

No podrá mejorar los hábitos de trabajo profundo de su equipo si no es usted quien los practica. Revisa tu calendario y piensa en cuántas horas dedicas al trabajo profundo, dónde necesitas mejoras y qué herramientas y técnicas puedes usar. Una vez que te conviertes en un profesional del trabajo profundo, es más fácil ayudar a los demás.

El veredicto

El trabajo profundo es una actividad poderosa que puede permitirle a usted y a los miembros de su equipo mejorar la productividad, completar tareas importantes a tiempo y, al final, alcanzar metas más altas. Cuando personas de diferentes partes del mundo trabajan juntas, la práctica del trabajo profundo afecta la productividad del equipo. Como líder de equipo, piense en los factores que podrían impedir que los miembros de su equipo participen en un trabajo profundo: la cultura de la reunión, las herramientas de comunicación, la falta de franjas horarias de trabajo profundo, demasiados cambios en un día, etc. Establecer rutinas, adoptar hábitos e invertir en la tecnología adecuada ayudaría a su equipo a hacer más. Una vez que lo prioriza, el trabajo profundo se convierte en parte de su cultura y operaciones de trabajo virtual. Y cuando lo hace, usted y su equipo están en camino al éxito.

Publicado originalmente en https://andysto.com el 9 de mayo de 2022.

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